خوشبختانه برای این کلمة فرانسوی، فرهنگستان زبان و ادب فارسی اخیراً ”نامهنما” را برساخته است، گرچه در نظر اول معنای جامعی ندارد. در اصطلاح اداری، اندیکاتور یا نامهنما دفتری است که تاریخ و شماره و خلاصة نامههای وارد و صادر در آن ثبت و شمارة ترتیب دفتر به روی نامه‌ها زده می‌شود.
ایندکـس (= نمـایه)
خوشبختانه برای واژة ایندکس نیز فرهنگستان واژة ”نمایه” را ساخته است. این واژه انگلیسی است و معنای شاخص و فهرست را نیز می‌دهد. در تداول اداری ”اندکس” تلفظ می‌شود. و نیز دفتر راهنمایی است که نامههای ثبت شده در دفتر ”نامهنما” براساس شماره‌های خاص در آن شماره‌گذاری می‌شود و جست‌وجوی نامه از طریق آن به سهولت صورت می‌گیرد.
ایـفاد
ایفاد از باب افعال است و از ”وفد” به معنای ”به رسولی آمدن نزد کسی” گرفته شده است. ”افاده” هم از این خانواده است. ”وافد” اسم فاعل آن و به معنای ”اینده” و ”به رسولی رونده” است. ایفاد در لغت به معنای فرستادن و روانه کردن است.
از دو جزء ”پی” (اسم) و ”نوشت” (فعل ماضی سادة سوم شخص) ساخته شده است. یعنی صفت مفعولی مرکب مرخم (کوتاه شده) است که به معنای ”پایین نوشته شده” ، یعنی مطلبی که در پایین نامه نوشته شده به کار می‌رود.
واژه‌ای فرانسوی است و به معنای ”مخابره” یا اعلام خبر است که به منظور تسریع در کار به وسیلة تلفن بیان می‌شود تا گیرنده آن را بنویسد. در زمان حاضر دستگاه ”دورنگار” (فاکس) کاربرد ”تلفنگرام” را محدود کرده است.
دورنـگار (فاکس)
دورنگار معادلی است که فرهنگستان زبان و ادب فارسی برای واژة فاکس اروپایی تصویب و پیشنهاد کرده است. دو معادل دیگر این واژه ”نمابر” و ”دورنویس” است. دورنگار دستگاهی است که تصویر هرگونه نوشته و نقشی را با داشتن رمز طرف مقابل برای دستگاه مشابه خود می‌فرستد.
عطف، واژه‌ای عربی و مصدر لازم به معنای مایل شدن به چیزی و برگشتگی و بازگشت است. معادل فارسی آن ”بازگشت” یا ”در بازگشت” است. در اصطلاح اداری، هرگاه نامه‌ای از طرف اداره‌ای رسیده باشد و ما بخواهیم به آن پاسخ دهیم یا استناد کنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب کنیم، می‌نویسیم : ”عطف به نامة شمارة …… تاریخ …… که می‌توان به جای کلمة ”عطف” (عربی) ”بازگشت” (فارسی) نگاشت، که پیش تر هم اشاره کردیم.
واژه‌ای عربی و اسم مفعول و به معنای ”پیروی شده” یا ”تبعیت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است که همراه کلمه هایی چون : اداره، وزارت، دولت، کشور و ریاست به کار می‌رود، نظیر : ادارة متبوع، وزارت متبوع، کشور متبوع، ریاست متبوع و غیره . بدیهی است املای این کلمه نباید با واژة ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود.
مـدیـریـت
در برخی سازمان‌ها و مؤسسات، واحدهای اداری گوناگونی. مسؤولیت حوزه‌ای مشخص را با شماری کارمند و زیر نظر رئیس یا مسؤول آن مؤسسه بر عهده دارند که‌این واحدها را مدیریت و مسؤول آنها را مدیر می‌نامند.
نباید فراموش کرد که کلمات : ”مدیریت” ، ”معاونت” ، ”ریاست” ، ”فرماندهی” و نظایر آن مصدر است و نباید آنها را برای اسم ذات (شخص) به کار برد و قبلاً هم اشاره کردیم.